C. Meldestelle / Meldezugänge (Kapitel 7)
7. Meldestelle.help und weitere Meldezugänge (Entgegennahme & Bearbeitung von Meldungen)
7.1 Zwecke
Wenn Sie über unsere Meldezugänge eine Meldung einreichen oder mit uns im Rahmen eines Falles kommunizieren, bearbeiten wir Personendaten, um:
• Meldungen entgegenzunehmen, zu dokumentieren und zu prüfen,
• den Sachverhalt abzuklären (ggf. Rückfragen, Gespräche),
• Lösungswege und Vorgehen zu erarbeiten,
• eine von Ihnen gewünschte Weitergabe/Intervention vorzubereiten,
• die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit des Meldeprozesses sicherzustellen.
7.2 Vertraulichkeit und Anonymität
• Anonyme Meldungen: Anonyme Meldedaten verlassen den Server in der Schweiz nicht. Wir erhalten ggf. eine E-Mail-Information, dass eine neue Meldung eingegangen ist; diese Benachrichtigung enthält keinen Meldungsinhalt und keine Angaben zur Identität der meldenden Person.
• Weitergabe an Dritte (z.B. Auftraggeber/Institutionen): Eine Weiterleitung von personenbezogenen Angaben erfolgt nur, wenn die meldende Person dies ausdrücklich wünscht bzw. freigibt. Es gibt keine automatische Meldung an Dritte. Eine Weitergabe kann nur erfolgen, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind (z.B. behördliche/gerichtliche Anordnung).
7.3 Datenarten (je nach Inhalt der Meldung)
Meldungen können – je nachdem, was Sie mitteilen – beinhalten:
• Angaben zur meldenden Person (optional), Kontaktmöglichkeiten,
• Sachverhaltsangaben, Zeit/Ort, Beteiligte, Anhänge/Belege,
• Angaben über weitere Personen (z.B. beschuldigte/benannte Personen, Zeugen),
• Kommunikations- und Verlaufsdaten im Rahmen der Fallbearbeitung.
Je nach Thema können auch besonders schützenswerte Personendaten enthalten sein. Bitte übermitteln Sie solche Daten nur, soweit dies für die Meldung und Bearbeitung erforderlich ist.
7.4 Zugriffs- und Berechtigungskonzept
Der Zugriff erfolgt nach dem Need-to-know-Prinzip und ist rollenbasiert. Coaches haben nur Zugriff auf jene Kunden, bei denen sie aktiv eingebunden sind; andere Kundenbereiche sind technisch gesperrt. Geschützte Zugänge sind u.a. durch Zwei-Faktor-Authentisierung abgesichert.
7.5 Aufbewahrung und Löschung
Meldedaten werden grundsätzlich spätestens 12 Monate nach Abschluss einer Meldung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder überwiegende schutzwürdige Gründe im Einzelfall eine längere Aufbewahrung rechtfertigen (z.B. zur Rechtsdurchsetzung/-verteidigung).
7.6 Hinweis zur Informationspflicht gegenüber Dritten (Schutz von Hinweisgebern)
Werden im Rahmen einer Meldung Personendaten über Drittpersonen (z.B. beschuldigte Personen oder Zeugen) bearbeitet, kann die Information dieser Personen nach Art. 20 DSG aufgeschoben, inhaltlich beschränkt oder ausnahmsweise unterlassen werden, soweit und solange dies zur Wahrung der Vertraulichkeit bzw. Anonymität der meldenden Person sowie zum Schutz überwiegender Interessen der meldenden Person oder anderer Dritter erforderlich ist.
7.7 Rollen und Verantwortlichkeiten (Kundenmandate)
Für den technischen Betrieb unserer Plattformen (z.B. Hosting, Betriebssicherheit, Logdaten) handeln wir als Verantwortlicher. Soweit wir Meldedaten im Rahmen eines Kundenmandats bearbeiten, handeln wir in der Regel als Auftragsbearbeiter im Auftrag des jeweiligen Auftraggebers (Kunden). In diesen Fällen ist der Auftraggeber primärer Ansprechpartner für die datenschutzrechtliche Information und die Geltendmachung von Betroffenenrechten; wir unterstützen den Auftraggeber im Rahmen der vereinbarten Auftragsbearbeitung (DPA/AVB).